Project

Eenvoudige assemblage van artikelen kan geregistreerd worden met de 7T module “Productie en assemblage”. Voor complexere trajecten, waarbij de productie of levering als project wordt beheerd, is dat echter niet voldoende.

Door hier 7T Project in te zetten kunt u uitgebreide projectcalculaties maken, offertes hiervan uitbrengen, een complete kosten- en urenregistratie bijhouden en uw klanten vanuit het project factureren, desgewenst in termijnen.

7T Project is volledig geïntegreerd met de in- en verkoopadministratie, zodat de logistieke afhandeling en het voorraadbeheer naadloos hierop aansluiten.

Projectopbouw

Een project in 7T bestaat uit één of meerdere delen. Per projectdeel kunnen verschillende calculaties worden gemaakt. Vanuit een calculatie kan een offerte samengesteld worden. Als de opdracht doorgaat, wordt de bijbehorende calculatie omgezet naar een prognose. Tijdens de uitvoer van het project kan de prognose worden bijgesteld, terwijl de voorcalculatie bewaard blijft. Vanuit de vastgestelde projecttermijnen en/of de artikel- en uurboekingen kan gefactureerd worden.

In de meest simpele vorm kan gewerkt worden met een project, zonder dat deze opgedeeld hoeft te worden in projectdelen of calculaties.

Projectdelen – Werkorders

Het opsplitsen van het project in meerdere delen kan gedaan worden om een complex project beter te kunnen overzien en te kunnen calculeren. Maar het kan ook gebruikt worden om de voorbereiding, productie en nazorg te scheiden. Per projectdeel kan worden aangegeven of en hoe er gefactureerd moet worden. Zo kan een deel van het project via fixed price gefactureerd worden en een deel op nacalculatie/regie basis.

Dossier

7T Project is geïntegreerd met 7T Dossier. Per project(deel) kan alle correspondentie, zoals e-mail, fax, (gescande) documenten, tekeningen, etc. verzameld worden in een elektronisch dossier. Middels de actielijst is ook terug te zien wie welke acties moet uitvoeren om het project een stap verder te brengen. Zie voor meer informatie de beschrijving van 7T Dossier.

Calculaties

Per projectdeel kunnen meerdere calculaties gemaakt worden. Zo kan bijvoorbeeld eenvoudig vergeleken worden of het voordeliger is om zelf te produceren of (gedeeltelijk) uit te besteden.

Een calculatie wordt opgedeeld in maximaal drie groepen: materialen, uren en projectgebonden inkopen. Bij het maken van de calculatie kan gebruik gemaakt worden van de artikelen (materialen) en werknemers (uren) die eerder in 7T zijn ingebracht. Er kan een inschatting gemaakt worden van de aantallen en de kostprijzen en één van beide kan voorzien worden van opslagen in de vorm van percentages en/of een bedrag/aantal. Ook het uiteindelijke totale calculatiebedrag van alle materialen en uren, kan voorzien worden van een opslagpercentage en/of bedrag.

Voor een snelle vergelijking van afwijkende calculaties is het mogelijk om calculaties te kopiëren.

Van de calculaties kunnen automatisch offertes worden aangemaakt. Uiteindelijk wordt één calculatie definitief. Deze calculatie wordt de voorcalculatie voor dit projectdeel.

Wat wordt gecalculeerd?

Bij het projectdeel kan worden aangegeven of er wordt gecalculeerd naar een totale kostprijs of naar een totale verkoopprijs. De opslagen die hierbij gebruikt worden kunnen gebaseerd zijn op de aantallen of de kostprijs.

Als er wordt gecalculeerd naar een kostprijs dan zijn de opslagen waarschijnlijk voor onvoorziene uren en klein materiaal. Als wordt gecalculeerd naar een verkoopprijs, zit de winstmarge ook in één van de opslagen.

Prognose

Als de opdracht doorgaat, kan van de definitieve calculatie met één druk op de knop een prognose worden gemaakt. De voorcalculatie ligt nu vast en kan niet meer aangepast worden. Als het noodzakelijk is kan de prognose in aantallen of kosten nog wel worden bijgesteld.

Voorraad reserveren / inkopen

Afhankelijk van de geplande startdatum van het projectdeel, wordt bij het aanmaken van de prognose ook gelijk de benodigde voorraad gereserveerd. Uiteraard wordt dat nog niet gedaan als de startdatum nog te ver in de toekomst ligt. Dit voorkomt onnodig hoge voorraadposities. Ontbrekende voorraad wordt dan op het juiste moment gereserveerd of komt tijdig op de inkoopadvieslijst van de 7T Inkoop module.

Voor de projectgebonden inkopen worden automatisch inkooporders in 7T Inkoop gemaakt. Als de goederen binnen komen, worden deze direct aan het project toegewezen.

Gewerkte uren en gebruik van materialen

Gewerkte uren en gebruikte materialen kunnen op verschillende manieren in 7T worden geregistreerd. Dit kan gedaan worden door de mensen op de werkvloer, door bijvoorbeeld het verbruik direct op een project te boeken, wanneer er iets voor een project uit de voorraad wordt gehaald. Dit kan snel en eenvoudig door middel van barcodescanning. Ook de gewerkte uren per project kunnen zo worden ingevuld.

De uren en materialen kunnen ook door bijvoorbeeld de administratie worden ingevuld. Zij hebben hiervoor de beschikking over twee modules. Met de ene module worden de uren en materialen per projectdeel ingeboekt. De andere module werkt met een sluitende urenregistratie en toont de gewerkte uren per werknemer per dag en per week. Hier wordt dus per dag gespecificeerd hoelang er aan welk project is gewerkt.

Als de gegevens zijn ingevoerd, worden deze gecontroleerd en definitief gemaakt. Pas op dat moment komen de boekingen als mutaties in de nacalculatie.

Urenregistratie

Als er ook op kantoor projectmatig wordt gewerkt, kan men de urenregistratie module gebruiken. Met deze module kan simpel via een start-stop knop worden aangegeven wanneer men de werkzaamheden op een projectdeel start en wanneer het stopt. Aan het eind van de dag wordt deze urenregistratie omgezet naar uurlijstboekingen.

Facturatie

Bij het aannemen van het project zijn bepaalde condities ten behoeve van de facturatie afgesproken. 7T ondersteunt zowel fixed price als nacalculatie/regie facturatie. Bij fixed price worden de termijnbedragen en de momenten waarop deze moeten worden gefactureerd vooraf vastgelegd.

Bij nacalculatie/regie worden de termijngegevens vanuit de definitieve boekingen samengesteld. Bij de boekingen heeft men hiervoor al kunnen aangeven of bepaalde zaken wel of niet gefactureerd moeten worden en voor welk percentage.

Via een overzicht kan vooraf bepaald worden wat er gefactureerd zou kunnen worden. Hierop is dan nog in te grijpen door bijvoorbeeld delen van het project tijdelijk voor facturatie te blokkeren. Deze geblokkeerde termijnen komen automatisch bij de volgende facturatierun weer mee.

Financieel

Er is een uitgebreide financiële registratie. Hierbij worden voor de lopende projectdelen de kosten op een Onder Handen Werk rekening geboekt (zowel de kosten als de opbrengsten) en kan men gedurende de looptijd van het project delen gecontroleerd laten vrijvallen. Bij het afsluiten van het projectdeel vallen de kosten automatisch vrij en wordt alles vanaf de balansrekeningen naar het Verlies- en Winstrekening geboekt.

Er kan ook gewerkt worden met opslagen op de uurboekingen t.b.v. klein materiaal. Deze boekingen worden automatisch door 7T op het projectdeel en financieel verwerkt.