panorama-rotterdam

Scanboeken / Inkoopfactuurverwerking

Scannen en herkennen

Inkoopfacturen ontvangt u vandaag de dag in veel formaten. Op papier, als PDF via de mail en mogelijk als XML of EDI bericht. In de opzet van 7T worden de papieren facturen ingescand en de elektronisch facturen worden vanuit een e-mail adres geïmporteerd. De Freeform herkenning van 20/20 Vision leest gegevens zoals; factuurnummer, crediteur, factuurbedrag en factuurdatum van de factuur.

Goedkeuren

De inkoopfacturen worden eerst vergeleken met de Nog te Ontvangen Facturen van de gevonden leverancier. Deze Nog te Ontvangen Facturen positie wordt hiervoor vanuit 7T automatisch beschikbaar gemaakt in het pakket van 20/20 Vision.

Een factuur kan daarna ter goedkeuring aangeboden worden aan één of meerdere medewerkers. Welke medewerker welk type factuur moet goedkeuren kan ingesteld worden. Deze medewerker ontvangt hiervan een melding per e-mail en kan de facturen online goedkeuren. Na de goedkeuring wordt de inkoopfactuur door 20/20 Vision doorgekoppeld naar 7T. 7T boekt daarna automatisch de Nog te Ontvangen Facturen positie in het financieel pakket af en boekt de inkoopfactuur op.

Betaalcontrole

Ter afronding van het proces kan een betaalcontrole ingericht worden. De betaaladvies lijst uit uw financieel pakket wordt gecontroleerd aan de hand van de inkoopfacturen in 20/20 vision. Het systeem voert een automatische controle uit en kijkt tijdens deze controle naar bankrekening, juiste goedkeuring, het bedrag en dubbele betalingen. Hiermee worden onjuiste betalingen voorkomen.

Digitaal archief

De facturen zijn altijd (inclusief het controletraject) voor alle daartoe bevoegde personen inzichtelijk via het online archief. Uiteraard volgens de geldende wet- en regelgeving zodat u de papieren facturen kunt vernietigen.
Door deze manier van werken zal de verwerking van uw inkoopfacturen veel sneller en efficiënter verlopen.

Voor meer informatie

Klanten met deze oplossing zijn o.a.:

Wij gebruiken cookies Melding sluiten, u gaat akkoord met ons cookie-beleid