Document integratie

Alle bonnen, rapporten, formulieren en overzichten kunnen direct vanuit 7T gemaild en/of gefaxt worden. U kunt hierbij de opmaak van het e-mail bericht en het voorblad van de fax zelf vormgeven. Vanuit 7T kunnen alle bonnen en lijsten ook geëxporteerd worden naar bijvoorbeeld Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, gescheiden tekst (CSV) of normale tekst (TXT).

Het is ook mogelijk om Excel-rapporten direct te koppelen aan de database van 7T. Op deze manier kunt u snel uw eigen maand- en kwartaalrapportages in Excel maken. Net als de andere delen van 7T levert ook deze functionaliteit een aanzienlijke tijdwinst op.

e-Mail en/of fax versturen

Vanuit 7T kunnen eenvoudig e-mailberichten verstuurd worden. 7T maakt hierbij optimaal gebruik van de gegevens uit de database. Bij het versturen van een orderbevestiging kent 7T bijvoorbeeld de klant en de contactpersoon. Van daaruit worden zaken als het e-mail adres en het faxnummer uit 7T Relatie opgehaald.

Per rapport/bon kunnen e-mail en faxvoorblad sjablonen (desgewenst in verschillende talen) worden aangelegd. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van allerlei gegevens uit 7T, zoals ordernummer, naam van de vertegenwoordiger, etc. De opdrachtbevestiging zelf wordt meestal als PDF-bijlage aan de e-mail gekoppeld.

Na een goede inrichting van dit systeem, kunnen onze klanten na een eerste visuele controle van de uitvoer, met één druk op de knop hun opdrachtbevestigingen, aanvragen, offertes en bestelbonnen e-mailen, faxen of beide tegelijkertijd.

Archiveren van e-mails

De software van 7T is gekoppeld aan Microsoft Outlook/Exchange. Als de gebruiker een e-mail wil archiveren, opent een scherm waarin 7T een relatie, contactpersoon, medewerker en/of een dossier(deel) voorstelt. De relatie, contactpersoon en medewerker worden herleid vanuit het e-mailadres van de verzender of de ontvanger.

Als u 7T Dossier gebruikt en er ergens in het e-mail bericht een codering van het dossier(deel) is opgenomen, stelt 7T ook direct het juiste dossier(deel) voor. Tijdens het archiveren, kan de gebruiker zelf deze gegevens wijzigen en/of aanvullen.

Archiveren van faxen

Er komen steeds meer faxoplossingen op de markt die het faxverkeer integreren met uw e-mail verkeer via Exchange Server van Microsoft. Uitgaande faxen komen in de outbox terecht en binnenkomende faxen in uw inbox. Op deze manier is het archiveren van faxen binnen 7T even simpel als het archiveren van e-mail berichten.

Archiveren van documenten

Documenten, bijvoorbeeld gescande documenten, kunnen in een map met nog niet gearchiveerde documenten op het netwerk worden gezet. Met een module, die qua interface vergelijkbaar is met het archiveren van e-mails en faxen, kunnen de gescande documenten opgepakt worden en aan een klant, contactpersoon, gebruiker en/of dossier worden gekoppeld.

Op deze manier wordt het archiveren door 7T optimaal ondersteund, maar houdt de gebruiker er zelf de controle over. Het papierloze kantoor is voorlopig een utopie, maar het komt door deze mogelijkheden toch weer een stapje dichterbij.

Voor meer informatie

Wij gebruiken cookies Melding sluiten, u gaat akkoord met ons cookie-beleid