Dossier

Standaard is het 7T relatiebeheer voorzien van een systeem voor activiteitenregistratie. Dit kan met de module 7T Dossier uitgebreid worden tot een geïntegreerd actief dossier administratiesysteem.

Met 7T Dossier kunt u afgehandelde en lopende activiteiten rubriceren en beheren zoals: afspraken, telefoon- & bezoekverslagen, brieven, offertes, e-mail berichten en (gescande) documenten.

Maar 7T Dossier gaat verder door u met workflowsjablonen en werkinstructies te ondersteunen in uw dagelijkse werk. Door het bijhouden van de rollen tussen uw klanten en leveranciers onderling, is het mogelijk om op verschillende manieren te kijken naar de lijst van openstaande acties in uw organistatie.

Registratie of workflow

7T Dossier kan op verschillende manieren gebruikt worden. Bijvoorbeeld als middel om alle zaken rondom een project, verkoop of verhuuropdracht te registreren, zoals u ook in een dossiermap zou doen. Maar u kunt het ook gebruiken als actief, sturend hulpmiddel die u stap voor stap door complexe aanvragen of opdrachten leidt. 7T Dossier is hiervoor gekoppeld met de overige 7T modules, zoals 7T Project.

Dossieropbouw

Een dossier bestaat uit één of meer delen. Elk dossierdeel wordt opgebouwd volgens een eerder gedefinieerd sjabloon. Hierin wordt vastgelegd welke stadia het dossierdeel zal gaan doorlopen en welke activiteiten daarbij horen. De verschillende activiteiten kunnen hierbij aan elkaar gekoppeld worden. Zo kan gedefinieerd worden dat het nabellen van een offerte bijvoorbeeld zeven dagen na het uitbrengen van een offerte moet gebeuren. Ook kan vastgelegd worden met welke gebruiker, relatiegroep, relatie en/of contactpersoon deze activiteit te maken heeft.

Door uitgekiende sjablonen te definiëren kan het systeem bijvoorbeeld zo ingericht worden, dat afhankelijk van het type opdracht en het stadium waarin de opdracht zit, 7T voorstelt om offertes aan te vragen bij leverancier A, B en C. Uiteraard blijft dit een voorstel en bepaalt de gebruiker uiteindelijk zelf wat voor acties worden ondernomen.

Status en actielijst

Bij elke statusovergang van het dossierdeel genereert het systeem de activiteiten die bij de nieuwe status horen. Hierbij worden datum en tijd waarop de actie plaats moet vinden gebaseerd op het moment van de statusovergang en eventueel eerder afgeronde activiteiten. Op deze manier wordt de actielijst overzichtelijk gehouden. Acties die wel verricht moeten worden, maar waaraan men nog niet kan beginnen, worden nog buiten de actielijst gehouden.

Actielijst en rollen

Bij een dossier kunnen meerdere relaties een rol spelen, zoals de klant, leveranciers, gebruikers, etc. Deze relaties kunt u zelf aan het dossier koppelen, maar kunnen ook automatisch n.a.v. het invoeren van een activiteit bij het dossier worden geplaatst. Hierbij wordt ook vastgelegd wat hun rol ten opzichte van elkaar is, dus als A leverancier is van B, weet het systeem dat B klant is van A.

Een activiteit die gekoppeld is aan een dossier, kan hierdoor meerdere ingangen in verschillende actielijsten hebben. De activiteit is n.l. te zien bij leverancier A, maar ook bij klant B en op de actielijst van de gekoppelde medewerker.

Omdat de actielijst per relatie (leverancier, klant of gebruiker) over meerdere dossiers heen gaat, is er een goed overzicht van alle lopende zaken per relatie. Bij het dossier is dan weer goed te zien welke acties er gedaan moeten worden om dat dossier verder af te handelen.

Activiteiten

Een activiteit bestaat uit een aantal zaken:

  • De periode waarbinnen de activiteit moet worden afgehandeld.
  • De medewerker die de activiteit in zijn actielijst moet krijgen.
  • Een omschrijving van de activiteit, eventueel verdeeld over meerdere items, voorzien van datum en gebruikersinformatie.
  • Het soort activiteit, waaraan eventueel een werkinstructie gekoppeld kan zijn.
  • De relatie/contactpersoon die met de actie te maken heeft.
  • Een datum en tijd waarop de activiteit is afgerond.

Aan activiteiten kunnen diverse documenten gekoppeld worden.

7T Mail en faxintegratie

Het koppelen van documenten aan activiteiten kan handmatig door het aanwijzen van een bestand op uw netwerk. Het kan echter ook geheel automatisch gebeuren. Meer kunt u hierover lezen in het hoofdstuk Documentintegratie.

Gebruik

De module 7T Dossier is een prima aanvulling op de overige 7T modules, maar wordt inmiddels ook, samen met 7T Relatie, ingezet als totaaloplossing voor bijvoorbeeld financiële dienstverleners, zoals hypotheekadviseurs.

Voor meer informatie

Wij gebruiken cookies Melding sluiten, u gaat akkoord met ons cookie-beleid